Information om håndtering af personlige oplysninger

General Data Protection Regulation (GDPR)

Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU.
Hos Skaade Fotografi er vores systemer og processer tilpasset efter Persondataforordningen (GDPR)
Herunder kan du læse mere om Skaade Fotografi’s håndtering af personoplysninger m.v.

1. Oplysningernes oprindelse

Skole/institution:
Når skolen/institutionen bestiller Skaade Fotografi til at tage billeder, modtager Skaade Fotografi som udgangspunkt en fil med oplysninger om:
– Elevernes navne
– Adresser
– Klasse
– Evt. elevnummer fra skolens / institutionens administrationssystem

Hvis man som forælder, modtager en seddel med påtrykte oplysninger har Skaade Fotografi modtaget disse fra skolens / institutionens administrationssystem. Hvis man som forælder, modtager en seddel der ikke er fortrykt med oplysninger, får Skaade Fotografi oplysningerne fra forælderen/den person der udfylder sedlen.

Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail, samt oprette ordrer på lignende vis.

Gennemføres en ordre i webshoppen, vil oplysningerne blive tilrettet/tilføjet fra denne ordre.

Atelier kunder:
Kunden giver selv de relevante oplysninger i forbindelse med fotograferingen.

2. Formål med behandling af oplysninger          

Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældrer og atelier kunder.

Skaade Fotografi formidler, sælger eller udveksler aldrig personlige oplysninger til tredjepart.

3. Hjemmel til behandling af personoplysninger

Kunden/skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Skaade Fotografi til at udføre fotograferingen.

Tilladelsen til portrætfotografering og behandling af personoplysninger gives på det underskrevne fotokort / fotoaftalen.

Ved skole- og institutionsfotografering fotograferes alle elever/børn til skolens/institutionens administrationssystem/arkiv. Tilladelsen til denne fotografering gives til Skaade fotografi af skolen/institutionen på samarbejdsaftalen mellem Skaade fotografi og skolen/institutionen, samt i databehandleraftalen (se punkt 15)

4. Oplysningernes følsomhed

Skole/institution:
Almindelige persondata – herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer. Sidstnævnte bliver kun oplyst til Skaade Fotografi, når der bliver gennemført/bestilt online i Skaade Fotografi’s webshop af forælderen selv. Der kan også være koblet et portrætbillede til oplysningerne samt forefindes et elevnummer fra skolens interne arkiv.

Atelier kunder:
Almindelige persondata – herunder: navn, adresse samt e-mail og telefonnummer.

Skaade Fotografi hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

5. Oplysning om registrerede data og om behandlingen af disse

Det fremgår af de udleverede fotokort / fotoaftalen, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Skaade Fotografi’s hjemmeside: www.skaade-fotografi.dk / www.skolefotografen.dk. Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i Skaade Fotografi’s webshop.

6. Nødvendigheden af personoplysninger til formålet

Kunden/skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Skaade Fotografi til at udføre fotograferingen.

Skoler:
Skaade Fotografi bruger oplysningerne fra skolen for at kunne ajourføre skolens administrationssystemer/arkiver – dvs. portrætterne som Skaade Fotografi er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager Skaade Fotografi oplysningerne, før fotograferingen.

Også i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges personoplysningerne.

Institutioner:
Oplysningerne fra institutionen skal i nogen tilfældes bruges for, at Skaade Fotografi kan ajourføre institutionens arkiver – dvs. portrætterne som Skaade Fotografi er bestilt til at levere til institutionen. Derfor modtager Skaade Fotografi oplysningerne, før fotograferingen.

Også i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges personoplysningerne.

Atelier kunder:
Bruges i forbindelse med fakturering og kundeservice.

7. Sletning af personoplysninger og billeder.

Billeder taget på skoler og lignende, vil være disponible i webshoppen i minimum 2 år efter fotograferingen.

Som udgangspunkt slettes billeder taget af Skaade Fotografi aldrig helt. Det originale billedmateriale med oplysninger navn, tid og sted for fotograferingen opbevares sikkert og under betryggende forhold på Skaade Fotografis interne server i minimum 10 år, men i praksis har Skaade Fotografi negativer og digitale billedfiler lagret fra fotograferinger gennem de sidste 30 år og der er ingen planer om at begynde at slette billeder systematisk, da vi anser det som en god service overfor kunderne at de altid kan bestille eller genbestille kopier af billederne.

Oplysninger om køb gemmes i 5 år jævnfør regnskabsloven.

8. Personoplysningernes korrekthed og ajourføring

Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.

9. Adgang til oplysningerne

Skaade Fotografi’s administrative medarbejdere og fotografer, samt den underleverandør der driver regnskabsprogrammet (e-conomic), fotografsystemet/webshoppen (Netlife) for Skaade Fotografi har adgang til oplysningerne. Underleverandørens brug af oplysningerne begrænser sig til support af Skaade Fotografi vedrørende driften af regnskabsprogrammet, fotografsystemet/webshoppen.

Når en kunde bestiller billeder, sendes bestillingen fra webshoppen videre til fotolaboratoriet (Nordic Digital Lab) der printer billederne for Skaade Fotografi. Hos fotolaboratoriet slettes billeder og oplysninger efter endt produktion og forsendelse af bestillingen.

Underleverandørerne behandler i lighed med Skaade Fotografi alle data i overensstemmelse med GDPR.

10. Lagring personoplysninger

Billeder og personoplysninger lagres internt på Skaade Fotografis interne server, samt på beskyttede servere hos de underleverandører der driver regnskabsprogrammet og fotografsystemet/webshoppen. Underleverandørernes brug af oplysningerne begrænser sig til support af Skaade Fotografi vedrørende driften af fotografsystemet/webshoppen.

Når en kunde bestiller billeder, sendes bestillingen fra Webshoppen videre til fotolaboratoriet der printer billederne for Skaade Fotografi. Hos fotolaboratoriet slettes billeder og oplysninger efter endt produktion og forsendelse af bestillingen.

Underskrevne fotokort destrueres efter endt fotosæson.

11. Registreredes rettigheder

Kunden (forældre/værge) har ret til indsigt. De har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret vedrørende sig selv og deres barn (børn). Kontakt Skaade Fotografi pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.

Kunden (forældre/værge) har ret til at anmode om at få personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.

Retten til at slette data:
Kunden (forældre/værge) har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Skaade Fotografi benytter, undtagen i følgende situationer:

– hvis der lavet en bestilling ved Skaade Fotografi

– hvis der er en uafklaret sag mellem kunden og Skaade Fotografi

– Hvis der er et økonomisk mellemværende med Skaade Fotografi, uanset betalingsmåde

– Hvis der er foretaget et køb, beholder vi personoplysningerne i forbindelse med handlen af hensyn til regnskabsloven

Sletning af data:
Skaade Fotografi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vi altid alle forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Kunden kan altid kontakte Skaade Fotografi herom på info@skaade-fotografi.dk

Klager over håndtering af personoplysninger:
Hvis kunden mener, at Skaade Fotografi håndterer personlige oplysninger på en ukorrekt måde, bedes kunden straks kontakte kundeservice på info@skaade-fotografi.dk

Kunden har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

12. Videregivelse af oplysninger

Som beskrevet i punkt 9 og 10 benytter Skaade Fotografi sig af underleverandører til at drive regnskabsprogram, fotografsystemet/webshop, samt til billedproduktion. Disse underleverandører behandler i lighed med Skaade Fotografi alle data i overensstemmelse med GDPR.

Anonymiserede billedefiler billedbehandles hos en underdatabehandler.

Endvidere kan der i forbindelse med en bestilling, og udeblivende betaling for bestillingen, trods fremsendte rykkere, jf. Inkasso-
loven, være tilfælde hvor oplysninger vil blive videresendt til Skaade Fotografi’s inkassobureau.

13. Retsligt grundlag for videregivelse af oplysninger til inkasso

Inkassobureauet får oplysninger jf. Inkassoloven.

14. Videregivelse af oplysninger til andre

Personoplysninger og billeder videregives aldrig til andre end de i punkt 9, 10 og 12 nævnte underleverandører / underdata-
behandlere.

Underleveranddørene / underdatabehandlerene benytter udelukkende oplysningerne til de formål der er nødvendige for samarbejdet i mellem Skaade Fotografi og den enkelte underleverandør / underdatabehandler.

15. Databehandleraftale

Databehandleraftale er lavet mellem Skaade Fotografi og vores underleverandører/underdatabehandlere.

Skole/institution:
Der udfærdiges en databehandleraftale mellem Skaade Fotografi og skolen.

16. Overføring af oplysninger til lande udenfor EU/EØS

Anonymiserede billedfiler billedbehandles hos en underdatabehandler uden for EU/EØS.

17. Ophavsret m.v.

Lov om ophavsret regulerer forholdet mellem fotograf og kunde, og fastlægger parternes rettigheder. Fotografen må efter loven kun benytte bestilte portrætbilleder til offentlig gengivelse eller anden ophavsretlig beskyttet brug, hvis der er indgået aftale herom med kunden.

Digitale filer forbliver Skaade Fotografis ejendom og udleveres kun til kunden ved forudgående aftale, og efter fuld betaling af udført arbejde.

I henhold til ophavsretsloven må kunden ikke selv lade fremstille kopier eller forstørrelser af de bestilte fotos – heller ikke til privat brug. Kopiering, forstørrelse og så videre kan derfor kun ske gennem fotografen.

Skaade Fotografi garanterer for, at optagelserne nyder fuld beskyttelse i henhold til dansk og EU lovgivning, og garanterer samtidig, at originalmaterialet opbevares sikkert og under betryggende forhold i minimum 10 år.